Notuleerservice

Een professionele notulist; de Voordelen

Notuleren is vaak een onderschatte rol tijdens de vergadering. Toch is notuleren vakwerk en dat is wat de notulisten van de Notuleerservice leveren. Immers, goede notulen zijn essentieel voor de bedrijfsvoering en de opvolging van afspraken.

Een professionele notulist inhuren brengt de volgende voordelen met zich mee:

  • Deelnemers kunnen zich volledig richten op de vergadering.
  • Professionele verslaglegging (onderscheidt tussen hoofd- en bijzaken).
  • Onafhankelijke notulen.
  • Tijd- en kostenbesparend (in vergelijking met eigen beheer).
  • Snelle en accurate oplevering van de notulen.

Met gebruikmaking van de Notuleerservice van Tol Secretarie tijdens de vergadering maak je snel kennis met deze voordelen. Je hoeft ons alleen nog maar in te schakelen.

De notulen

Afhankelijk van het doel van de notulen, zijn er diverse mogelijkheden tot verslaglegging:

  • Samenvattend verslag: alleen de hoofdpunten en conclusies worden in het verslag opgenomen.
  • Uitgebreid samenvattend verslag: De hoofdpunten maar ook de bijzaken worden in het verslag opgenomen.
  • Woordelijk verslag: Alles tijdens de vergadering besproken, staat in het verslag.
  • Letterlijk verslag: Hierin wordt aangegeven wie wat zegt, en zelfs alle kuchjes en uh-tjes worden geregistreerd.

Ook is er de mogelijkheid tot het maken van een transcriptie: er wordt dan een digitaal video- of geluidsbestand aangeleverd, welke wordt uitgewerkt tot een verslag. De notulist is dan niet aanwezig bij de vergadering. Ook hierbij zijn er verschillende mogelijkheden:

  • Globale transcriptie: de transcribent beluistert/bekijkt eenmaal de opname en maakt er een samenvatting van. Volledigheid dient hier geen vereiste te zijn.
  • Woordelijke transcriptie: de transcribent beluisterd/bekijkt de opname meerdere malen om een zo correct mogelijk verslag te maken, echter worden herhalingen en dergelijke weggelaten.
  • Letterlijke transcriptie: De opnamen worden steeds in korte stukjes beluisterd/bekeken. De transcribent zorgt dat alles wordt vastgelegd.

Notuleerabonnement

Wij bieden de mogelijkheid om een Notuleerabonnement af te sluiten. Hiervoor dient de service voor minimaal 5 vergaderingen te worden gebruikt gedurende een project of vergaderseizoen. Met dit abonnement is elke vergadering dezelfde notuliste inzetbaar, mits u de vergaderdata tijdig aan ons doorgeeft.

Aanvragen

Voor het opvragen van een offerte of het vastleggen van een vergaderdatum, kan ons aanvraagformulier ingevuld worden. Na ontvangst nemen wij de aanvraag in behandeling. Voor het aanvragen van meerdere vergaderingen kan er eveneens van dit formulier gebruik gemaakt worden.

De vergadering

Voor de juiste voorbereiding van de vergadering is het voor ons van belang dat wij alle stukken, zoals de agenda, de vorige notulen en eventuele bijlagen, van te voren ontvangen. Tegenover derden is er uiteraard geheimhouding over alles wat er tijdens de vergadering wordt besproken, en wat er in de door ons ontvangen stukken staat.

Klik gerust op de afbeelding om een voorbeeld van een notuleerformat te zien.

Verslaglegging

Wij maken duidelijke notulen van een vergadering. Omdat iedere vergadering anders verloopt, heeft de notuliste tijd nodig om de vergadering inhoudelijk te laten bezinken. De hoofd- en bijzaken kunnen dan goed van elkaar worden gescheiden en dat komt de kwaliteit en de inhoud van de notulen ten goede. De notulen worden in een door de opdrachtgever gewenste stijl afgeleverd. Dit geldt niet alleen voor de manier van verslaglegging, maar ook voor de lay-out en bestandstype. De overdracht van de notulen vindt binnen 5 tot 8 werkdagen plaats. Na controle van de opdrachtgever, worden eventuele aanpassingen en aanvullingen door ons toegevoegd en het concept definitief gemaakt.

De uitwerktijd is een veelvoud van het aantal uren vergadertijd. Deze tijd verschilt per soort verslag en voor een goede indicatie staat er op de pagina Tarieven een overzicht van uren én kosten.

Aanvullende mogelijkheden en verzoeken

Bij onze Notuleerservice is er de mogelijkheid om aanvullende wensen door te geven, zodat wij zo goed mogelijk van dienst kunnen zijn. Denk daarbij aan:

  • Een spoedaanvraag (binnen 48 uur voor aanvang van de vergadering).
  • Vergaderen in het weekend.
  • Aangepaste levertijden van het verslag (sneller dan 5 werkdagen).
  • Het aanleveren van een transcriptie bij afwezigheid van de notuliste.

Mocht er nog een ander aanvullend verzoek zijn, dan dient dat aangeven te worden in het aanvraagformulier. Wij nemen dan zo spoedig mogelijk contact op om de opties te bespreken zodat wij teleurstelling kunnen voorkomen wanneer wij aan een bepaald verzoek niet kunnen voldoen. Deze aanvullende verzoeken zullen wij met een toeslag verrekenen.

Wil je meer informatie of een afspraak maken? Neem dan contact met ons op! Lees ook eens over de andere diensten die Tol Secretarie u kan bieden.