Team

De beste directiesecretaresse, virtueel assistent, virtual professional, office manager, management assistantDe ondernemer en de bestuurder kent de rol van de (directie)secretaresse of een management assistente wel, maar geldt dit ook voor een virtueel assistent of een virtual professional? Bij een gewijzigde rol, de secretaresse op afstand, hoort ook een nieuwe functietitel. Omdat de secretaresse haar taken door online te werken tegenwoordig ook op afstand kan doen, is een virtueel assistent een prima functietitel voor de huidige secretaresse.

Bij Tol Secretarie blijft het belangrijkste echter dat wij onze werkzaamheden voor jóu naar jouw tevredenheid uitvoeren. Daarom willen wij ons graag even aan je voorstellen.

Het team van Tol Secretarie bestaat uit Corine van Dijk – Tol, Marieke Dijkema – van Kesteren en Menje Huiting. Drie enthousiaste, deskundige en gemotiveerde dames die voor jou en jouw klanten klaarstaan!


Corine van Dijk – Tol

Functie: eigenaar/senior secretaresse/virtual professional

In 2008 ben ik met Tol Secretarie gestart als freelancer/zelfstandig professional om op locatie het management te helpen met secretariële ondersteuning en beheerde ik voor een aantal stichtingen het secretariaat.

Eind 2012 werd Tol Secretarie als hét secretariaatskantoor voor de secretariële – en telefonische ondersteuning op afstand – zonder deze afstand te voelen – geïntroduceerd en bestaat het team inmiddels uit drie medewerkers.

Mijn rol binnen Tol Secretarie is per dag verschillend.
Als directeur ben ik de innovator, de beslisser, als manager ben ik leidend, tijdens netwerkbijeenkomsten of -gesprekken de accountmanager. Voor de opdrachtgever vervul ik de rol van de notulist, de secretaresse, de organisator. Door het schakelen tussen de rol van ‘eigen baas‘ en ‘in opdracht van‘ ben ik gegroeid in mijn persoonlijke ontwikkeling.

Toen ging ik ook nadenken over de vraag: Hoe gaat de rol van de secretaresse binnen een organisatie er in de toekomst uitzien?   

De economische recessie in 2012 was in alle sectoren voelbaar en dus ook voor mij als de zelfstandige professional secretaresse. Organisaties gingen nadenken om de kosten zo laag mogelijk te houden. Al deze veranderingen zorgden ervoor dat Het Nieuwe Werken ook op het secretariaat werd geïntroduceerd. Het management ging nadenken of de secretaresse wel tot de vaste kern hoorde of als onderdeel van een flexibele schil op basis van payrolling. Via de reguliere uitzend- en detacheringsbureau werd de secretaresse ingehuurd, terwijl met een andere mogelijkheid, namelijk het outsourcing van het secretariaatswerk, weinig gedaan werd.

De digitalisering, het thuiswerken, het gebruik van de smartphone en tablet en de voortdurende ontwikkelingen binnen de ICT maken een mobiel en een flexibele secretariaat mogelijk. Met andere woorden; ook het secretariaat kan worden uitbesteed (outsourcing).

Dit vraagt aan de ene kant om een andere rol van de secretaresse maar aan de andere kant verandert er eigenlijk niet zoveel. Want de secretaresse blijft ook bij het outsourcen nog steeds de ‘spin in het web’, blijft de sparringpartner van het management, blijft de (eerste) signalen opvangen van de klant, blijft ervoor zorgen dat de taken worden uitgevoerd en blijft het eerste aanspreekpunt van de organisatie. Alleen niet op de lokale vestiging maar op afstand of virtueel. De werkwijze heeft de rol van de secretaresse verandert maar die ook meer diepgang gegeven.

In mijn gesprekken vraag ik de ondernemer: Wat ben jij als ondernemer en wat heeft jou onderneming aan secretariële ondersteuning nodig? Dat betekent inzicht in de bedrijfsactiviteit maar ook het loslaten van bepaalde taken. Iedere ondernemer, bestuurder, de zelfstandige professional of de secretaresse op de locatie wil graag ondersteuning als hiermee wordt bereikt dat het eigen werk wordt geprofessionaliseerd met behulp van de ondersteuning van een eigen secretaresse.

De vertrouwensband tussen de opdrachtgever (de ondernemer) en de secretaresse is zeer belangrijk. Die persoonlijke klik zorgt er mede voor dat de secretaresse wil handelen vanuit een groot verantwoordelijkheidsgevoel richting de opdrachtgever. Met haar zorg en aandacht voor de onderneming (ondernemer) wil ze meehelpen aan de ontwikkeling en/of groei van de onderneming (ondernemer) van de opdrachtgever.

Dit zijn de kernwaarden waar Tol Secretarie voor staat! Vertrouwen, Persoonlijke aandacht, Verantwoordelijkheidsgevoel, Inlevingsvermogen, Plezier, Passie en Kennis.

Kortom; Tol Secretarie hét secretariaatskantoor met de virtuele secretaresse!     

 

Marieke Dijkema – van Kesteren

Functie: juridisch secretaresse/directiesecretaresse/virtual professional

Aan het eind van 2012 heb ik Corine ontmoet. Zij was net begonnen met het Nieuwe Werken en ik kon gelijk beginnen. Samen hebben wij Tol Secretarie verder opgebouwd tot wat het nu is. Corine als gezicht van het bedrijf en ik als degene die de taken uitvoert.

De tevredenheid van de opdrachtgever en mijn verantwoordelijkheidsgevoel zijn ontzettend groot. De opdrachtgever staat voorop en ik draag zijn/haar organisatiestructuur en beleid uit. Ik wil de organisatie leren kennen, een onderdeel worden en vanuit het standpunt dat het goed is voor de opdrachtgever handelen. Daarnaast behoud ik wel een gezonde afstand zodat ik overzicht kan houden en signalen vanuit de klant kan doorgeven aan de opdrachtgever.

Een harde werker, accuraat, enthousiast, flexibel, een groot oog voor detail, oplossingsgericht denken, gezellig en makkelijk in de omgang zijn competenties die mij omschrijven. Naast de collega op afstand ben ik ook de sparringpartner die weet waar ze mee bezig is. Ik heb een enorme passie voor en veel plezier in mijn werk en dat straal ik uit. Een klik met de opdrachtgever vind ik erg belangrijk. Dit is nodig voor de samenwerking en de vertrouwensband. Dit geldt ook voor de omgang met mijn naaste collega’s. De werksfeer vind ik erg belangrijk. Kortom: ik ben gewoon mezelf ?

 

Menje Huiting

Functie: directiesecretaresse/virtual professional

Corine heb ik ontmoet tijdens mijn zoektocht voor een stageplaats, waarna ik bij Tol Secretarie mijn opleiding heb afgerond. Inmiddels heb ik me ontwikkeld tot een volwaardige medewerkster en ben ik na mijn stage bij Tol Secretarie gebleven. Een gezellig bedrijf waar hard gewerkt wordt en waar ook tijd is voor een lolletje. Daardoor worden de werkzaamheden voor elke ondernemer met aandacht en kennis succesvol uitgevoerd.

Door de persoonlijke aandacht die er voor de ondernemer is, kan ik snel inschatten wat voor hem of haar van belang is en daar naar handelen. Om prioriteiten te stellen en te werken vanuit het perspectief van de ondernemer is inlevend vermogen nodig. Dit naast de vakkennis en de mogelijkheid om (nieuwe) informatie snel te kunnen verwerken. Ik ben het aanspreekpunt en wil de ondernemer op de juiste manier vertegenwoordigen. Goed kunnen focussen, nauwkeurig werken, initiatief nemen, oplossingsgericht werken en doorpakken zijn enkele van mijn kwaliteiten.

Ik zet mijn kwaliteiten graag in voor verschillende ondernemingen. Het gevolg is veel afwisseling op mijn werkdag. Het ene moment beantwoord ik de telefoon voor ondernemer A, het volgende moment schrijf ik een verslag voor onderneming B of plan ik een afspraak in de agenda of volg ik een cursus of workshop om andere ondernemers beter te ondersteunen. Deze afwisseling zorgt ervoor dat ik gefocust blijf op mijn werk zodat het kwalitatief goed wordt afgerond. Jij als opdrachtgever hebt geen omkijken meer naar de werkzaamheden waar jij niet aan toe komt. Ik neem die verantwoordelijkheid met alle plezier op mij!