In veel situaties is het werken met een Secretaresse op Afstand (SoA) een goed alternatief. Hoewel het werkveld overal veranderd, blijft het beeld van de traditionele secretaresse, binnen handbereik, nog bestaan. Terwijl juist in de periode dat veel mensen thuis werken een secretaresse op afstand een echte aanwinst is.
De naam zegt het al. De secretaresse werkt op afstand en voert daar de taken uit. Dit kan vanuit huis of een andere kantoorplek zijn. Indien gewenst, kunnen de taken wel op locatie worden uitgevoerd, bijvoorbeeld bij het notuleren van een vergadering. Meestal heeft juist de secretaresse veel kennis van het op afstand uitvoeren van taken, de tools die daarbij horen en weet zij hoe alles toch te stroomlijnen, ondanks een veranderende situatie.
Werken op locatie of op afstand?
Op afstand werken betekent locatie-onafhankelijk werken. De enige voorwaarde is toegang tot internet. Ook vanuit huis werken valt onder op afstand werken. Meer en meer organisaties zijn gewend aan het werken vanuit de cloud. Er is de mogelijkheid gecreëerd en een drempel verlaagd om op afstand te werken. Door de uitgebreide digitale mogelijkheden is het niet meer een vereiste voor de secretaresse op locatie. Ondanks een fysieke afstand, wordt er geen fysieke afstand ervaren door het gebruik van bijvoorbeeld (beeld)bellen, mail en whatsapp.
Een secretaresse op afstand geeft (organisatorische) voordelen. Er hoeft bijvoorbeeld geen werkplek op kantoor te worden ingericht, ze zijn flexibel inzetbaar, en je betaalt slechts voor de diensten die je nodig hebt.
Taken van een secretaresse (op afstand)
Een secretaresse op afstand is een echte professional die hetzelfde kan én doet als een secretaresse op locatie. Er zit slechts een verschil in de uitvoering van het takenpakket met een secretaresse die op locatie werkt.
Een kleine greep van taken die zowel op afstand als op locatie uitgevoerd kunnen worden zijn:
- Agendabeheer
- Telefoon
- Planning
- Regelen en Organiseren
- Teksten
- Administratie
- Rapporten en documenten opstellen
- Websitebeheer
- Social Media berichten inplannen
- Nieuwsbrieven schrijven en verspreiden
- Boekhouding
- Presentaties maken
- Evenementen organiseren
Tot slot
Door de Coronacrisis zijn veel organisaties min of meer gedwongen om ook op afstand te werken. Het werken op afstand is nu een bekend begrip.
Als jij het kan en doet, dan kan de secretaresse op afstand het ook!