Op zondagavond begint de vervelende prikkel soms al. Je ziet de hoeveelheid e-mails die je moet beantwoorden en dat geeft stress. Wil jij ook meer focus en minder e-mails? Lees dan verder en ontvang input om je e-mailwerkproces te versimpelen.
Vast moment per dag
Meestal krijg je drie grote taken op één dag gedaan. Maak een dagplanning met twee grote taken voor je aan de e-mail begint. Zo verleg jij jouw focus op zaken die voor jou belangrijk zijn. Daarna plan je in wanneer jij de mail gaat indelen. Dus bijvoorbeeld in de ochtend en op het einde van de dag.
Scan je mailbox
Maak een selectie van de e-mail die meteen weg kan. Daarna bekijk je welke e-mail je echt vandaag moet beantwoorden (korte berichten) en waarvoor je tijd moet plannen. Die korte berichten kun je meteen afhandelen op jouw vast moment. De berichten waarvoor je langer de tijd nodig hebt plan je in via jouw agenda.
Praten in plaats van e-mailen
Het afhandelen van e-mail vooral wanneer er een situatieschets nodig is om situaties te verduidelijken kan soms sneller in een gesprek (fysiek of dan wel telefonisch). Vooral met mailverkeer tussen collega’s kan dit helpen het proces te versnellen. Het scheelt ook veel berichten.
Werkafspraken
Overleg met collega’s over het gebruiken van de telefoon of de e-mail bij overleg situaties. Neem niet iedereen onnodig mee in de CC. Hoe begin jij een e-mail? Zet jij het doel en de daaruit voortkomende actie duidelijk uit? Noem je bovenin ook de deelonderwerpen? Geef je prioriteit aan een mail? Geef je mail een kleur? Het kan je helpen om sneller te selecteren wat de prioriteit is.
Secretaresse
Een secretaresse kan prioriteren. Zo kun je het werk uitbesteden.