Functie: eigenaar/senior secretaresse/virtual professional
In 2008 ben ik met Tol Secretarie gestart als freelancer/zelfstandig professional om op locatie het management te helpen met secretariële ondersteuning en beheerde ik voor een aantal stichtingen het secretariaat.
Eind 2012 werd Tol Secretarie als hét secretariaatskantoor voor de secretariële – en telefonische ondersteuning op afstand – zonder deze afstand te voelen – geïntroduceerd en bestaat het team inmiddels uit drie medewerkers.
Mijn rol binnen Tol Secretarie is per dag verschillend.
Als directeur ben ik de innovator, de beslisser, als manager ben ik leidend, tijdens netwerkbijeenkomsten of -gesprekken de accountmanager. Voor de opdrachtgever vervul ik de rol van de notulist, de secretaresse, de organisator. Door het schakelen tussen de rol van ‘eigen baas‘ en ‘in opdracht van‘ ben ik gegroeid in mijn persoonlijke ontwikkeling.
Toen ging ik ook nadenken over de vraag: Hoe gaat de rol van de secretaresse binnen een organisatie er in de toekomst uitzien?
De economische recessie in 2012 was in alle sectoren voelbaar en dus ook voor mij als de zelfstandige professional secretaresse. Organisaties gingen nadenken om de kosten zo laag mogelijk te houden. Al deze veranderingen zorgden ervoor dat Het Nieuwe Werken ook op het secretariaat werd geïntroduceerd. Het management ging nadenken of de secretaresse wel tot de vaste kern hoorde of als onderdeel van een flexibele schil op basis van payrolling. Via de reguliere uitzend- en detacheringsbureau werd de secretaresse ingehuurd, terwijl met een andere mogelijkheid, namelijk het outsourcing van het secretariaatswerk, weinig gedaan werd.
De digitalisering, het thuiswerken, het gebruik van de smartphone en tablet en de voortdurende ontwikkelingen binnen de ICT maken een mobiel en een flexibele secretariaat mogelijk. Met andere woorden; ook het secretariaat kan worden uitbesteed (outsourcing).
Dit vraagt aan de ene kant om een andere rol van de secretaresse maar aan de andere kant verandert er eigenlijk niet zoveel. Want de secretaresse blijft ook bij het outsourcen nog steeds de ‘spin in het web’, blijft de sparringpartner van het management, blijft de (eerste) signalen opvangen van de klant, blijft ervoor zorgen dat de taken worden uitgevoerd en blijft het eerste aanspreekpunt van de organisatie. Alleen niet op de lokale vestiging maar op afstand of virtueel. De werkwijze heeft de rol van de secretaresse verandert maar die ook meer diepgang gegeven.
In mijn gesprekken vraag ik de ondernemer: Wat ben jij als ondernemer en wat heeft jou onderneming aan secretariële ondersteuning nodig? Dat betekent inzicht in de bedrijfsactiviteit maar ook het loslaten van bepaalde taken. Iedere ondernemer, bestuurder, de zelfstandige professional of de secretaresse op de locatie wil graag ondersteuning als hiermee wordt bereikt dat het eigen werk wordt geprofessionaliseerd met behulp van de ondersteuning van een eigen secretaresse.
De vertrouwensband tussen de opdrachtgever (de ondernemer) en de secretaresse is zeer belangrijk. Die persoonlijke klik zorgt er mede voor dat de secretaresse wil handelen vanuit een groot verantwoordelijkheidsgevoel richting de opdrachtgever. Met haar zorg en aandacht voor de onderneming (ondernemer) wil ze meehelpen aan de ontwikkeling en/of groei van de onderneming (ondernemer) van de opdrachtgever.
Dit zijn de kernwaarden waar Tol Secretarie voor staat! Vertrouwen, Persoonlijke aandacht, Verantwoordelijkheidsgevoel, Inlevingsvermogen, Plezier, Passie en Kennis.
Kortom; Tol Secretarie hét secretariaatskantoor met de virtuele secretaresse!