Team van Tol Secretarie
Het team van Tol Secretarie kan vele rollen aannemen. De ondernemer of bestuurder kent de rol van de (directie)secretaresse of een management assistente wel, maar geldt dit ook voor een virtueel assistent of een virtual professional? Bij een gewijzigde rol, de secretaresse op afstand, hoort ook een nieuwe functietitel. Omdat de secretaresse haar taken door online te werken tegenwoordig ook op afstand kan doen, is een virtueel assistent een prima functietitel voor de huidige secretaresse.
Bij Tol Secretarie blijft het belangrijkste echter dat wij onze werkzaamheden voor jóu naar jouw tevredenheid uitvoeren. Daarom willen wij ons graag even aan je voorstellen.
Het team van Tol Secretarie bestaat uit Corine Tol, Menje Huiting en Amber Boxma. Enthousiaste, deskundige en gemotiveerde dames die voor jou en jouw klanten klaarstaan!
Corine Tol
Functie: eigenaar/senior secretaresse/virtual professional
In 2008 ben ik met Tol Secretarie gestart als freelancer/zelfstandig professional om op locatie het management te helpen met secretariële ondersteuning en beheerde ik voor een aantal stichtingen het secretariaat.
Eind 2012 werd Tol Secretarie als hét secretariaatskantoor voor de secretariële – en telefonische ondersteuning op afstand – zonder deze afstand te voelen – geïntroduceerd en bestaat het team inmiddels uit drie medewerkers.
Mijn rol binnen Tol Secretarie is per dag verschillend.
Als directeur ben ik de innovator, de beslisser, als manager ben ik leidend, tijdens netwerkbijeenkomsten of -gesprekken de accountmanager. Voor de opdrachtgever vervul ik de rol van de notulist, de secretaresse, de organisator. Door het schakelen tussen de rol van ‘eigen baas‘ en ‘in opdracht van‘ ben ik gegroeid in mijn persoonlijke ontwikkeling.
Toen ging ik ook nadenken over de vraag: Hoe gaat de rol van de secretaresse binnen een organisatie er in de toekomst uitzien?
Het nieuwe werken
De economische recessie in 2012 was in alle sectoren voelbaar en dus ook voor mij als de zelfstandige professional secretaresse. Organisaties gingen nadenken om de kosten zo laag mogelijk te houden. Al deze veranderingen zorgden ervoor dat Het Nieuwe Werken ook op het secretariaat werd geïntroduceerd. Het management ging nadenken of de secretaresse wel tot de vaste kern hoorde of als onderdeel van een flexibele schil op basis van payrolling. Via de reguliere uitzend- en detacheringsbureau werd de secretaresse ingehuurd, terwijl met een andere mogelijkheid, namelijk het outsourcing van het secretariaatswerk, weinig gedaan werd.
De digitalisering, het thuiswerken, het gebruik van de smartphone en tablet en de voortdurende ontwikkelingen binnen de ICT maken een mobiel en een flexibele secretariaat mogelijk. Met andere woorden; ook het secretariaat kan worden uitbesteed (outsourcing).
Dit vraagt aan de ene kant om een andere rol van de secretaresse maar aan de andere kant verandert er eigenlijk niet zoveel. Want de secretaresse blijft ook bij het outsourcen nog steeds de ‘spin in het web’, blijft de sparringpartner van het management, blijft de (eerste) signalen opvangen van de klant, blijft ervoor zorgen dat de taken worden uitgevoerd en blijft het eerste aanspreekpunt van de organisatie. Alleen niet op de lokale vestiging maar op afstand of virtueel. De werkwijze heeft de rol van de secretaresse verandert maar die ook meer diepgang gegeven.
Ondersteuning
In mijn gesprekken vraag ik de ondernemer: Wat ben jij als ondernemer en wat heeft jou onderneming aan secretariële ondersteuning nodig? Dat betekent inzicht in de bedrijfsactiviteit maar ook het loslaten van bepaalde taken. Iedere ondernemer, bestuurder, de zelfstandige professional of de secretaresse op de locatie wil graag ondersteuning als hiermee wordt bereikt dat het eigen werk wordt geprofessionaliseerd met behulp van de ondersteuning van een eigen secretaresse.
De vertrouwensband tussen de opdrachtgever (de ondernemer) en de secretaresse is zeer belangrijk. Die persoonlijke klik zorgt er mede voor dat de secretaresse wil handelen vanuit een groot verantwoordelijkheidsgevoel richting de opdrachtgever. Met haar zorg en aandacht voor de onderneming (ondernemer) wil ze meehelpen aan de ontwikkeling en/of groei van de onderneming (ondernemer) van de opdrachtgever.
Dit zijn de kernwaarden waar Tol Secretarie voor staat! Vertrouwen, Persoonlijke aandacht, Verantwoordelijkheidsgevoel, Inlevingsvermogen, Plezier, Passie en Kennis.
Kortom; Tol Secretarie hét secretariaatskantoor met de virtuele secretaresse!
Menje Huiting
Functie: directiesecretaresse/virtual professional
Corine heb ik ontmoet tijdens mijn zoektocht voor een stageplaats, waarna ik bij Tol Secretarie mijn opleiding heb afgerond. Inmiddels heb ik me ontwikkeld tot een volwaardige medewerkster van Tol Secretarie. Een gezellig bedrijf waar hard gewerkt wordt en waar ook tijd is voor een lolletje. Daardoor worden de werkzaamheden voor elke ondernemer met aandacht en kennis succesvol uitgevoerd.
Door de persoonlijke aandacht die er voor de ondernemer is, kan ik snel inschatten wat voor hem of haar van belang is en daar naar handelen. Om prioriteiten te stellen en te werken vanuit het perspectief van de ondernemer is inlevend vermogen nodig. Dit naast de vakkennis en de mogelijkheid om (nieuwe) informatie snel te kunnen verwerken. Ik ben het aanspreekpunt en wil de ondernemer op de juiste manier vertegenwoordigen. Goed kunnen focussen, nauwkeurig werken, initiatief nemen, oplossingsgericht werken en een no-nonse mentaliteit zijn enkele van mijn kwaliteiten.
Ik zet mijn kwaliteiten graag in voor verschillende ondernemingen. Het gevolg is veel afwisseling op mijn werkdag. Het ene moment beantwoord ik de telefoon voor ondernemer A, het volgende moment schrijf ik een verslag voor onderneming B, plan ik een afspraak in de agenda of volg ik een cursus of workshop om andere ondernemers beter te ondersteunen. Deze afwisseling zorgt ervoor dat ik gefocust blijf op mijn werk zodat het kwalitatief goed wordt afgerond. Jij als opdrachtgever hebt geen omkijken meer naar de werkzaamheden waar jij niet aan toe komt. Ik neem die verantwoordelijkheid met alle plezier op mij!
Mirjam Urgert
Functie: Management Assistant / secretaresse
Vanuit school heb ik stage gelopen bij Tol Secretarie en nadat het van beide kanten goed beviel ben ik sinds 15 mei werkzaam als secretaresse. Dit had ik me jaren geleden nooit kunnen voorstellen. Binnen Tol Secretarie voel je als medewerkster echt dat je bij het team hoort, iets wat ik in geen een bedrijf echt heb gevoeld.
Toen ik hier met m’n stage begon zag ik als een berg tegen het telefoneren op maar nu is het iets dat niet meer weg te denken is en waar ik me van af vraag waarom ik er eerst zo tegen op zag. Ik ben gedreven om te leren en vind de werkzaamheden ook erg leuk. M’n kwaliteiten zijn dat ik punctueel ben en alles altijd zo precies en goed mogelijk wil afleveren, dit past ook zeker bij de notuleerwerkzaamheden en andere diensten die wij vanuit Tol Secretarie leveren. Ik ben erg gegroeid in m’n werk en persoonlijke ontwikkeling en weet dat ik me tijdens dit werk nog meer kan blijven ontwikkelen. Een van de leerzaamste dingen tot nu toe vond ik het notuleren bij een plenaire bijeenkomst in het sportcentrum Kardinge. De leukste werkzaamheden vind ik het telefoneren en afspraken inplannen.
In de afgelopen jaren heb ik een hele bijzondere ontwikkeling meegemaakt waarin ik begonnen ben op de opleiding dierverzorging en uiteindelijk terecht kwam bij management assistent. Ik houd veel van dieren en ben er mee opgegroeid. Konijnen, honden, katten die zijn allemaal niet meer weg te denken. In m’n vrije tijd vind ik het leuk om te lezen en te schrijven, wat ook zeker goed past bij het secretaresse werk. Ooit in de toekomst misschien wel over 10 jaar hoop ik m’n eigen boek uit te brengen. Verder vind ik het leuk om te wandelen, van de natuur te genieten en tijd door te brengen met m’n familie.
Wellicht heb je een vraag of kan ik iets voor je betekenen. Voor een kennismaking of afspraak kun je contact opnemen.
Hartelijke groet,
Mirjam
Miranda Kuhl
Functie: Secretaresse
Mijn naam is Miranda Kuhl en sinds januari 2022 ben ik lid van het team bij Tol Secretarie. Jaren geleden werkte ik als secretaresse en was ik tevens voorzitter bij de cliëntenraad van Cosis. Cosis is een stichting die mensen met een psychische en of verstandelijke beperking helpt in het dagelijkse leven.
Naast mijn rol als voorzitter van de cliëntenraad werkte ik bij een reisbureau. Bij dit reisbureau waren mijn voornaamste taken het bijhouden van de administratie en het onderhouden van contact met de reizigers. In beide rollen merkte ik dat mijn kwaliteiten liggen om mensen op een zo’n vriendelijk mogelijke manier te helpen. Met vriendelijkheid, een luisterend oor en een glimlach creëer je een fijne sfeer.
Toen het reisbureau door Corona failliet ging merkte ik dat ik de dagbesteding al een tijdje was ontgroeid. Het was tijd om verder te kijken op de arbeidswereld buiten Cosis en het reisbureau. In mijn zoektocht naar een nieuwe plek bedacht ik mij opeens dat Tol Secretarie wel eens een idee zou kunnen zijn. Ik vind het fijn om in dit relatief kleine team te werken. Een plek waar ik mij op mijn eigen tempo kan ontwikkelen.
Wellicht heb je een vraag of kan ik iets voor je betekenen. Voor een kennismaking of afspraak kun je contact opnemen.
Hartelijke groet,
Miranda