Algemene Voorwaarden Tol Secretarie | Wij staan voor jou klaar!

Algemene voorwaarden van Tol Secretarie te Hoogersmilde

Deze Algemene Voorwaarden hebben betrekking op Tol Secretarie, gevestigd op Rijksweg 235 te Hoogersmilde, secretariaatskantoor voor secretariaatsbeheer, secretariële ondersteuning, notuleerservice, praktijkondersteuning en telefonische ondersteuning van het bedrijfsleven.

Artikel 1

Algemeen

In deze algemene voorwaarden worden de hiernavolgende termen in de navolgende betekenis gebruikt, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven.
Opdrachtnemer:
de eenmanszaak Tol Secretarie, kantoor voor secretariële, administratieve en management ondersteuning te Hoogersmilde.
De werkzaamheden worden uitgevoerd door mevrouw C. van Dijk – Tol of een andere medewerker, werkzaam bij/voor Tol Secretarie.
Opdrachtgever:
de natuurlijke – of rechtspersoon die aan Tol Secretarie opdracht verleent tot het verrichten van werkzaamheden.
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle opdrachten die de opdrachtgever aan de opdrachtnemer verstrekt en op alle offertes en aanbiedingen tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer waarop Tol Secretarie deze voorwaarden van toepassing heeft verklaard.
Een aanbod van Tol Secretarie is vanaf de datum van offerte nog één (1) maand geldig.
De onderhavige voorwaarden zijn eveneens van toepassing op alle overeenkomsten met de opdrachtnemer, waarvan voor de uitvoering derden dienen te worden betrokken.
Eventuele afwijkingen op deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.
De toepasselijkheid van eventuele andere voorwaarden van de opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Indien een of meerdere der bepalingen in deze algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd mochten worden blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van toepassing. Tol Secretarie en de opdrachtgever zullen alsdan in overleg treden ten einde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige of vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepalingen in acht wordt genomen.
Deze algemene voorwaarden zijn eveneens geschreven voor de medewerkers van Tol Secretarie en zijn directie.
Indien onduidelijkheid bestaat omtrent de uitleg van één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden, dan dient de uitleg plaats te vinden ‘naar de geest’ van de bepalingen.
Indien zich een situatie voordoet tussen de partijen die niet in deze algemene voorwaarden geregeld is, dan dient deze situatie te worden beoordeeld naar de geest van deze algemene voorwaarden.
De bepalingen van de algemene voorwaarden zijn van toepassing als Tol Secretarie niet steeds strikte naleving van deze voorwaarden verlangt. Dit betekent ook niet dat Tol Secretarie in enigerlei mate het recht zou verliezen om in andere gevallen de stipte naleving van de bepalingen van deze voorwaarden te verlangen.

Artikel 2

Overeenkomst van Opdracht

De overeenkomst tussen opdrachtgever en Tol Secretarie komt tot stand op het moment dat het aanbod van Tol Secretarie wordt aanvaard dan wel dat de werkzaamheden van Tol Secretarie aanvangen.
De overeenkomst tussen Tol Secretarie en de opdrachtgever wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij uit de aard van de overeenkomst anders voortvloeit of indien partijen uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeenkomen.
Alle opdrachten worden geacht uitsluitend te zijn verstrekt aan en aanvaard door de opdrachtnemer Tol Secretarie, met inachtneming van deze algemene voorwaarden. De werking van artikel 7:404 BW en van artikel 7:407 lid 2 wordt uitgesloten.
De opdracht wordt in een opdrachtbevestiging vastgelegd, welke door beide partijen ondertekend wordt. Op deze bevestiging staat het aangaan van de overeenkomst van opdracht, het uurtarief, exclusief BTW, alsmede het van toepassing verklaren van deze algemene voorwaarden. Zo mogelijk wordt ook de aard van de opdracht opgenomen en kunnen nadere afspraken worden vermeld. Opdrachtgever kan ook via e-mail aan Tol Secretarie zich met de opdrachtbevestiging akkoord verklaren.
Naast de Overeenkomst van Opdracht zal er een Verwerkingsovereenkomst tussen opdrachtgever en Tol Secretarie worden afgesloten, daarmee voldoend aan de GDPR, in Nederland ook bekend als de wet AVG, welke is ingegaan op 25 mei 2018.
Indien de opdrachtnemer de werkzaamheden op de locatie van de opdrachtgever verricht, draagt de opdrachtgever kosteloos zorg voor de in redelijkheid gewenste faciliteiten.

Artikel 3

Uitvoering van de werkzaamheden, uitvoeringstermijnen, risico-overgang, uitvoering en wijzing overeenkomst.

De opdrachtnemer zal de werkzaamheden naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uitvoeren. Een en ander op grond van de op dat moment bekende stand der wetenschap.
De opdrachtnemer behoudt zich het recht voor een opdracht te weigeren.
De opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan de opdrachtnemer aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan de opdrachtgever redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, tijdig aan de opdrachtnemer worden verstrekt. Indien de voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde gegevens niet tijdig aan Tol Secretarie zijn verstrekt, heeft Tol Secretarie het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten en / of de uit de vertraging voortvloeiende extra kosten volgens de alsdan gebruikelijke tarieven aan de opdrachtgever in rekening te brengen. De uitvoeringstermijn vangt niet eerder aan dan nadat de opdrachtgever de gegevens aan Tol Secretarie ter beschikking heeft gesteld.
Persoonsgegevens die Tol Secretarie in het kader van haar werkzaamheden verwerkt, worden verwerkt met inachtneming van de relevante wet- en regelgeving, waaronder ook de nieuwe Europese wet bescherming persoonsgegevens, GDPR, de verwerkingen worden vastgelegd in de verwerkingsovereenkomst en in een verwerkingsregister.
Indien en voor zover een goede uitvoering van de werkzaamheden dit vereist, heeft de opdrachtnemer het recht bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden / sub-verwerkers.
Bij het inschakelen van derden in het kader van de opdracht zal de opdrachtnemer zorgvuldigheid betrachten en met de opdrachtgever overleggen. Een ieder die gebruik maakt van de diensten van de opdrachtnemer is op voorhand op de hoogte dat Tol Secretarie de mogelijkheid heeft om derden, in het kader van een goede uitvoering van de opdracht, in te schakelen en geeft op voorhand aan de opdrachtnemer toestemming om gegevens ter kennis van die derden te brengen, uitsluitend wanneer het gegevens betreft waarvan de kennisneming noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdracht.
Met door Tol Secretarie ingeschakelde derden zal door Tol Secretarie een Opdrachtsovereenkomst en een Verwerkersovereenkomst worden gesloten. Tol Secretarie blijft verantwoordelijk voor de kwaliteit van de werkzaamheden en het naleven van gemaakte afspraken ten opzichte van de opdrachtgever.
Indien door Tol Secretarie, of door Tol Secretarie ingeschakelde derden, werkzaamheden worden verricht op een eigen of aangewezen locatie van de opdrachtgever, draagt de opdrachtgever kosteloos zorg voor de door die medewerkers in redelijkheid gewenste faciliteiten.
Indien de aanschaf voor specifieke apparatuur of voorzieningen ten behoeve van de opdracht noodzakelijk zijn, zullen de kosten hiervan voor rekening van de opdrachtgever zijn, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Is voor de uitvoering van bepaalde werkzaamheden of voor de levering van bepaalde zaken een termijn overeengekomen of opgegeven, dan is dit nimmer een fatale termijn. Bij overschrijding van een termijn dient de opdrachtgever Tol Secretarie derhalve schriftelijk in gebreke te stellen. Tol Secretarie dient daarbij een redelijke termijn te worden geboden om alsnog uitvoering te geven aan de overeenkomst.
Levering geschiedt vanaf bedrijf van Tol Secretarie. De opdrachtgever is verplicht de zaken af te nemen op het moment dat deze hem ter beschikking worden gesteld. Indien de opdrachtgever afname weigert of nalatig is met het verstrekken van informatie of instructies die noodzakelijk zijn voor de levering, dan is Tol Secretarie gerechtigd de zaken op te slaan voor rekening en risico van de opdrachtgever. Het risico van verlies, beschadiging of waardevermindering gaat op de opdrachtgever over op het moment waarop zaken aan de opdrachtgever ter beschikking staan.
Tol Secretarie is gerechtigd de overeenkomst in verschillende fasen uit te voeren en het aldus uitgevoerde gedeelte afzonderlijk te factureren.
Indien de overeenkomst in fasen wordt uitgevoerd kan Tol Secretarie de uitvoering van die onderdelen die tot een volgende fase behoren opschorten totdat de opdrachtgever de resultaten van de daaraan voorafgaande fase schriftelijk heeft goedgekeurd.
Indien tijdens de uitvoering van de overeenkomst blijkt dat het voor een behoorlijke uitvoering daarvan noodzakelijk is om deze te wijzigen of aan te vullen, dan zullen partijen tijdig en in onderling overleg tot aanpassing van de overeenkomst overgaan. Indien de aard, omvang of inhoud van de overeenkomst, al dan niet op verzoek of aanwijzing van de opdrachtgever, van de bevoegde instanties et cetera, wordt gewijzigd en de overeenkomst daardoor in kwalitatief en / of kwantitatief opzicht wordt gewijzigd, dan kan dit consequenties hebben voor hetgeen oorspronkelijk overeengekomen werd. Daardoor kan ook het oorspronkelijk overeengekomen bedrag worden verhoogd of verlaagd. Tol Secretarie zal daarvan zoveel als mogelijk vooraf prijsopgaaf doen. Door een wijziging van de overeenkomst kan voorts de oorspronkelijk opgegeven termijn van uitvoering worden gewijzigd. De opdrachtgever aanvaardt de mogelijkheid van wijziging van de overeenkomst, daaronder begrepen de wijziging in prijs en termijn van uitvoering.
Indien de overeenkomst wordt gewijzigd, daaronder inbegrepen een aanvulling, dan is Tol Secretarie gerechtigd om daaraan eerst uitvoering te geven nadat daarvoor akkoord is gegeven door de binnen Tol Secretarie bevoegde persoon en de opdrachtgever akkoord is gegaan met de voor de uitvoering opgegeven prijs en andere voorwaarden, daaronder begrepen het alsdan te bepalen tijdstip waarop daaraan uitvoering gegeven zal worden. Het niet of niet onmiddellijk uitvoeren van de gewijzigde overeenkomst levert geen wanprestatie van Tol Secretarie op en is voor de opdrachtgever geen grond om de overeenkomst op te zeggen of te annuleren.
Zonder daarmee in gebreke te komen, kan Tol Secretarie een verzoek tot wijziging van de overeenkomst weigeren, indien dit in kwalitatief en / of kwantitatief opzicht gevolg zou kunnen hebben bijvoorbeeld voor de in dat kader te verrichten werkzaamheden of te leveren zaken.
Indien de opdrachtgever in gebreke mocht komen in de deugdelijke nakoming van hetgeen waartoe hij jegens Tol Secretarie gehouden is, dan is de opdrachtgever aansprakelijk voor alle schade die aan de zijde van Tol Secretarie daardoor direct of indirect ontstaan.
Alle werkzaamheden die Tol Secretarie uitvoert uit naam van de opdrachtgever, gericht aan derden, vallen onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Indien als gevolg van deze werkzaamheden een overeenkomst wordt gesloten, is Tol Secretarie hierin geen partij en kan zij niet aansprakelijk worden gehouden voor deze overeenkomst.

Artikel 4

Honorering, kosten en betaling

Tenzij anders is overeengekomen worden de werkzaamheden in rekening gebracht op basis van de bestede tijd, vermenigvuldigd met het door de opdrachtnemer gehanteerde, op dat moment geldende, uurtarief. Het uurtarief wordt vermeerderd met de reiskosten, kosten van derden en de verschuldigde btw. Onder kosten van derden wordt onder meer verstaan het inschakelen van een extern bureau.
Behoudens en voor zover uit de aard van de werkzaamheden anders voortvloeit en behoudens nadere afspraken wordt telkens na afloop van een periode van een kalendermaand gedeclareerd.
De betalingstermijn bedraagt veertien dagen. Bezwaren tegen de hoogte van de declaraties schorten de betalingsverplichting niet op.
Indien een declaratie niet binnen de betalingstermijn wordt voldaan, is over het declaratiebedrag de wettelijke rente verschuldigd.
Indien ook na aanmaning betaling uitblijft zijn buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd ten belopen van 15% van het declaratiebedrag met een minimum van € 100,-.
Indien een declaratie niet binnen de betalingstermijn wordt voldaan kan de opdrachtnemer, nadat zij de opdrachtgever daarvan op de hoogte heeft gesteld, haar werkzaamheden ten behoeve van de betrokken opdrachtgever opschorten. De opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor de schade die ontstaat als gevolg van deze opschorting van de werkzaamheden.
De opdrachtnemer is gerechtigd het uurtarief, waartegen zij de werkzaamheden uitvoert, per 1 januari van elk jaar aan te passen op basis van de normale prijsstijgingen. De opdrachtnemer is op generlei wijze gehouden om de opdrachtgever van een voorgenomen tariefswijziging voortijds mededeling te doen.

Artikel 5

Beroepsaansprakelijkheid

Tol Secretarie is slechts aansprakelijk indien de opdrachtgever aantoont dat er schade is geleden door een aanzienlijke fout van Tol secretarie. Daaruit volgt dat Tol Secretarie slechts aansprakelijk kan worden gehouden voor directe schade als gevolg van deze fout.
Iedere aansprakelijkheid van de opdrachtnemer is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval onder de (beroeps) aansprakelijkheidsverzekering feitelijk wordt uitbetaald.
De opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor de diensten van derden. Ook is de opdrachtnemer niet aansprakelijk voor de (korte) mondelinge en schriftelijke, zogenoemde, Wegwijsadviezen van Tol Secretarie, waarvoor geen factuur is verzonden aan opdrachtgever.
De opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, doordat de opdrachtnemer is uitgegaan van door de opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens, tenzij deze onjuistheid of onvolledigheid voor de opdrachtnemer kenbaar behoorde te zijn.
De opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, vermogensschade, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.
De in deze algemene voorwaarden opgenomen beperkingen van aansprakelijkheid gelden niet indien de schade te wijten is aan opzet of grove schuld van de opdrachtgever.
Aanspraken tot schadevergoeding vervallen indien deze niet binnen een jaar na voor gevallen te zijn, bij de rechter aanhangig zijn gemaakt.
Indien Tol Secretarie aansprakelijk mocht zijn, dan is deze aansprakelijkheid beperkt tot hetgeen in deze bepaling is geregeld.

Artikel 6

Toepasselijk recht/bevoegde rechter

De rechtsverhouding tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer is onderworpen aan het Nederlandse recht. Alle geschillen die uit de rechtsverhouding voortvloeien, zullen uitsluitend worden beslist door de bevoegde rechter in Nederland.
Partijen zullen eerst een beroep op de rechter doen nadat zij zich tot het uiterste hebben ingezet een geschil in onderling overleg te beslechten.

Artikel 7

Wijziging, uitleg en vindplaats van de voorwaarden

Deze voorwaarden zijn gedeponeerd ten kantore van de Kamer van Koophandel te Meppel. Ingeval van uitleg van de inhoud en strekking van deze algemene voorwaarden, is de Nederlandse tekst daarvan steeds bepalend.
De Algemene Voorwaarden zijn voor een ieder ook toegankelijk via de website https://tolsecretarie.nl
Van toepassing is steeds de laatst gedeponeerde versie c.q. de versie zoals die gold ten tijde van het tot stand komen van de overeenkomst.
Tol Secretarie behoud zich het recht voor om aanpassingen in de Algemene Voorwaarden te doen, mits de omstandigheden daaromtrent toe leiden. Onder deze omstandigheden vallen aangepaste werkzaamheden en door de wet opgelegde verplichtingen.

Artikel 8

Geheimhouding

Tol Secretarie is verplicht tot geheimhouding van het bestaan en de inhoud van de opdracht, de door de opdrachtgever verstrekte informatie alsmede de resultaten van de door Tol secretarie krachtens de opdracht verrichte werkzaamheden, daaronder begrepen adviezen, rapporten, verslagen en plannen. De geheimhoudingsplicht geldt niet, indien en voor zover bedoelde informatie en/of resultaten voor openbaarmaking bestemd zijn dan wel Tol Secretarie krachtens wettelijke bepalingen of beroepsregels tot bekend- of openbaarmaking verplicht is. De geheimhoudingsplicht geldt voorts niet tegenover de bij de uitvoering van de opdracht ingeschakelde derden als bedoeld in de artikelen 5.5 en 5.6.
Tol Secretarie is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de opdrachtgever niet bevoegd de door de opdrachtgever verstrekte informatie noch de resultanten van haar werkzaamheden voor een ander doel te gebruiken dan waarvoor zij krachtens inhoud, aard, of strekking van de opdracht bestemd zijn.
De geheimhoudingsplicht geldt niet ingeval Tol Secretarie voor zichzelf optreedt in een tuchtprocedure of gerechtelijk procedure, waarbij verstrekking van de desbetreffende gegevens naar het oordeel in haar belang kan zijn. Ook wanneer Tol secretarie verplicht is tot openbaarmaking op grond van de wet of een bindende uitspraak van de rechter of een overheidsorgaan komt de geheimhouding te vervallen.
Voorts is Tol Secretarie bevoegd de betreffende gegevens te gebruiken voor statistische of vergelijkende doeleinden, mits daarbij niet op enige wijze blijkt of kan blijken dat de gegevens betrekking hebben c.q. te herleidingen zijn als zijnde van of naar de opdrachtgever en derden.
Tol Secretarie is gehouden haar uit de artikelen 6.1 en 6.2 voortvloeiende verplichtingen eveneens op te leggen aan haar werknemers en door haar ter uitvoering van de opdracht ingeschakelde derden.

Artikel 9

Intellectuele eigendom

De rechten met betrekking tot alle (geestes-)producten, die door Tol Secretarie in het kader van de opdracht worden gebruikt of die het resultaat zijn van de door Tol Secretarie krachtens de opdracht verrichte werkzaamheden berusten uitsluitend bij Tol Secretarie, voor zover die rechten niet (tevens) aan derden toekomen.
De opdrachtgever is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Tol Secretarie niet bevoegd tot openbaarmaking of vermenigvuldiging van de in artikel 9.1 bedoelde producten, noch tot gebruik daarvan voor een ander doel of terbeschikkingstelling daarvan aan andere personen, dan waarvoor of voor wie de betreffende producten bestemd zijn. Dit verbod omvat tevens het uitdrukkelijk of stilzwijgend toestaan van voormelde handelingen.
In afwijking van het bepaalde in artikel 9.2 is de opdrachtgever bevoegd de in artikel 9.1 bedoelde producten aan een derde ter beschikking te stellen, voor zover zulks vereist is ter verkrijging van diens deskundig oordeel over door Tol Secretarie verrichte werkzaamheden en/of de resultaten daarvan, dan wel een onderdeel daarvan, mits:
1) de terbeschikkingstelling geschiedt in het kader van een tussen Tol Secretarie en de opdrachtgever bestaand geschil over de uitvoering van bedoelde werkzaamheden dan wel over de resultaten daarvan, waaromtrent tussen partijen ondanks redelijk gevoerd overleg binnen redelijke tijd geen oplossing is bereikt;
2) de derde lid is van een beroepsorganisatie die is ingesteld voor de discipline waartoe de betreffende werkzaamheden behoren en die als zodanig door Tol Secretarie voldoende representatief worden geacht;
3) De opdrachtgever tevoren Tol Secretarie informeert over de identiteit van de in te schakelen derde, de aard van de aan deze te verstrekken opdracht en aangeeft welke producten hem ter beschikking zullen worden gesteld.

Artikel 10

Overmacht

Tol Secretarie is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichtingen jegens de opdrachtgever indien Tol Secretarie daartoe gehinderd wordt als gevolg van een omstandigheid die niet is te wijten aan schuld, en noch krachtens de wet, een rechtshandeling of in het verkeer geldende opvatting voor zijn rekening komt.
Onder overmacht wordt in deze algemene voorwaarden verstaan, naast hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buitenkomende oorzaken, voorzien of niet-voorzien, waarop Tol Secretarie geen invloed kan uitoefenen, doch waardoor Tol Secretarie niet in staat is zijn verplichtingen na te komen. Werkstakingen in het bedrijf van Tol Secretarie of van derden daaronder inbegrepen. Tol Secretarie heeft het recht zich op overmacht te beroepen indien de omstandigheid die (verdere) nakoming van de overeenkomst verhindert, intreedt nadat Tol Secretarie zijn verbintenis had moeten nakomen.
Tol Secretarie kan gedurende de periode dat de overmacht voortduurt de verplichtingen uit de overeenkomst opschorten. Indien deze periode langer dan twee maanden duurt, dan is ieder der partijen gerechtigd de overeenkomst te ontbinden, zonder verplichting tot vergoeding van schade aan de andere partij.
Voor zoveel Tol Secretarie ten tijde van het intreden van overmacht zijn verplichtingen uit de overeenkomst inmiddels gedeeltelijk is nagekomen of deze zal kunnen nakomen, en aan het nagekomen respectievelijk na te komen gedeelte zelfstandige waarde toekomt, is Tol Secretarie gerechtigd om het reeds nagekomen respectievelijk na te komen gedeelte separaat te factureren. De opdrachtgever is gehouden deze factuur te voldoen als ware er sprake van een afzonderlijke overeenkomst.

Artikel 11

Terugvordering

De opdrachtgever is gehouden vorderingen met betrekking tot de door Tol Secretarie verrichte werkzaamheden en/of het factuurbedrag schriftelijk aan Tol Secretarie kenbaar te maken binnen dertig dagen na verzenddatum van hetgeen waarop hij wenst terug te vorden, dan wel onverwijld nadat hij hetgeen waarover hij wenst terug te vorderen heeft ontdekt. In het laatste geval dient de opdrachtgever aan te tonen dat hij hetgeen waarover hij wenst te vorderen redelijkerwijs niet eerder heeft kunnen ontdekken.
De opdrachtgever is niet bevoegd tot opschorting van zijn betalingsverplichtingen wegens de vordering als in artikel 11.1 is bedoeld.
Indien en voor zover de opdrachtgever, naar het oordeel van Tol Secretarie, terecht vorderd, is Tol Secretarie bevoegd naar eigen keuze hetzij het factuurbedrag aan te passen, hetzij de betreffende werkzaamheden voor eigen rekening te verbeteren dan wel opnieuw te verrichten, hetzij een gedeelte van het reeds betaalde honorarium te restitueren zonder verdere uitvoering aan de opdracht te geven.
Indien de opdrachtgever niet binnen de door artikel 11.1 gestelde termijn heeft gevorderd, vervallen al zijn rechten en aanspraken uit welke hoofde dan ook, ter zake van hetgeen waarover hij heeft gevorderd of binnen die termijn terug had kunnen vorderen.

Artikel 12

Offertes en aanbiedingen

Alle offertes zijn een maand geldig na datum van offerte. Mocht er niet tot overeenkomst van opdracht worden overgegaan behoudt Tol Secretarie zich het recht voor om in een eventuele nieuwe offerte andere voorwaarden te stellen.
Tol Secretarie kan niet aan zijn offertes of aanbiedingen worden gehouden indien de Opdrachtgever redelijkerwijs kan begrijpen dat de offertes of aanbiedingen, dan wel een onderdeel daarvan, een kennelijke vergissing of verschrijving bevat.
De in een offerte of aanbieding vermelde prijzen zijn exclusief btw en andere heffingen van overheidswege, eventuele in het kader van de overeenkomst te maken kosten, daaronder begrepen reis- en verblijf-, verzend-, en administratiekosten, tenzij anders is aangegeven.
Indien de aanvaarding, al dan niet op geschikte punten, afwijkt van het in de offerte of de aanbieding opgenomen aanbod dan is Tol Secretarie daaraan niet gebonden. De overeenkomst komt dan niet overeenkomstig deze afwijkende aanvaarding tot stand, tenzij Tol Secretarie anders aangeeft.
Een samengestelde prijsopgave verplicht Tol Secretarie niet tot het verrichten van een gedeelte van de opdracht tegen een overeenkomstig deel van de opgegeven prijs. Aanbiedingen of offertes gelden niet automatisch voor toekomstige orders.

Artikel 13

Opschorting, ontbinding en tussentijdse opzegging van de overeenkomst

Indien opdrachtgever of opdrachtnemer de overeenkomst wil ontbinden geldt een opzegtermijn van 30 dagen.
Tol Secretarie is bevoegd de nakoming van de overeengekomen verplichtingen op te schorten of de overeenkomst te ontbinden, indien de opdrachtgever de verplichtingen uit de overeenkomst niet, niet tijdig of niet volledig nakomt, na het sluiten van de overeenkomst en /of Tol Secretarie ter kennis gekomen omstandigheden een goede reden geven te vrezen dat de opdrachtgever de verplichtingen niet zal nakomen, indien de opdrachtgever bij het sluiten van de overeenkomst verzocht is om zekerheid te stellen voor de voldoeningen van zijn verplichtingen uit de overeenkomst en deze zekerheid uitblijft of onvoldoende is of indien door de vertraging aan de zijde van de opdrachtgever niet langer van Tol Secretarie kan worden gevergd dat de opdrachtgever de overeenkomst tegen de oorspronkelijke condities kan nakomen.
Tol Secretarie is bevoegd de overeenkomst te ontbinden indien zich omstandigheden voordoen welke dien van aard zijn dat nakoming van de overeenkomst onmogelijk is of indien er zich anderzijds omstandigheden voordoen die van aard zijn ongewijzigde instandhouding van de overeenkomst in redelijkheid niet van Tol Secretarie kan worden gevergd.
Indien de overeenkomst wordt ontbonden zijn de vorderingen van Tol Secretarie op de opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar. Indien Tol Secretarie de nakoming van de verplichtingen opschort, behoudt Tol Secretarie zijn aanspraken uit de wet en de overeenkomst.
Indien Tol Secretarie tot opschorting of ontbinding overgaat, is zij op generlei wijze gehouden tot vergoeding van schade en kosten die door als gevolg van de opschorting of ontbinding ontstaan.
Indien de ontbinding aantoonbaar aan de opdrachtgever toerekenbaar is, is Tol Secretarie gerechtigd tot vergoeding van de schade, daaronder begrepen kosten, daardoor direct of indirect ontstaan.
Indien de opdrachtgever zijn uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen niet nakomt en deze niet-nakoming ontbinding rechtvaardigt, dan is Tol Secretarie gerechtigd de overeenkomst terstond en met directe ingang te ontbinden zonder enige verplichting zijnerzijds tot betaling van enige schadevergoeding of schadeloosstelling, terwijl de opdrachtgever, uit hoofde van wanprestatie, wél tot schadevergoeding of schadeloosstelling is verplicht.
Indien de overeenkomst tussentijds wordt opgezegd door Tol Secretarie, zal Tol Secretarie in overleg met de opdrachtgever zorg dragen voor overdracht van nog te verrichten werkzaamheden aan derden. Dit tenzij de opzegging aan de opdrachtgever toerekenbaar is. Indien de overdracht van de werkzaamheden voor Tol Secretarie extra kosten met zich meebrengt, dan worden deze aan de opdrachtgever in rekening gebracht. De opdrachtgever is gehouden deze kosten binnen de daarvoor genoemde termijn te voldoen, tenzij Tol Secretarie anders aangeeft.
In geval van liquidatie, van (aanvragen van) surseance van betaling of faillissement, van beslaglegging- indien en voor zover het beslag niet binnen drie maanden is opgeheven – ten laste van de opdrachtgever, van schuldsanering of een andere omstandigheid waardoor de opdrachtgever niet langer vrijelijk over zijn vermogen kan beschikken, staat het Tol Secretarie vrij om de overeenkomst terstond en met directe ingang op te zeggen dan wel de order of overeenkomst te annuleren, zonder enige verplichting zijnerzijds tot betaling van enige schadevergoeding of schadeloosstelling. De vorderingen van Tol Secretarie op de opdrachtgever zijn in dat geval onmiddellijk opeisbaar.
Indien de opdrachtgever een geplaatste order geheel of gedeeltelijk annuleert, dan zullen de werkzaamheden die werden verricht en de daarvoor bestelde of gereedgemaakte zaken, vermeerdert met de eventuele aan- afvoer- en afleveringskosten daarvan en de voor de uitvoering van de overeenkomst gereserveerde arbeidstijd, integraal aan de opdrachtgever in rekening worden gebracht.

Artikel 14

Klachten, onderzoeksplicht en nakoming

Bij het hebben van een klacht, dient de klacht volgens de klachtenregeling van Tol Secretarie te worden afgehandeld. De klacht dient aangeleverd te worden aan de klachtencoördinator van Tol Secretarie. De coördinator dient zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen acht werkdagen na constatering van de klacht, althans nadat constatering redelijkerwijs mogelijk was of na nalaten van Tol Secretarie wat aanleiding gaf tot de klacht, het klachtenformulier ontvangen te hebben. De klachtencoördinator van Tol Secretarie is verantwoordelijk voor de vlotte en correcte afhandeling van de klacht.
Wanneer de opdrachtgever niet tevreden is over de afhandeling van de klacht, dient de opdrachtgever contact op te nemen de Geschillencommissie. Tol secretarie is vanaf het moment van afhandeling door de Geschillencommissie niet meer bevoegd voor afhandeling van de klacht.
De wederpartij heeft de verplichting de verrichte prestaties terstond en voor zover het leverantie van verkochte, verhuurde of anderszins verschuldigde zaken betreft onmiddellijk bij aflevering te controleren teneinde voor zoveel mogelijk vast te stellen of zij aan de overeenkomst beantwoorden. Indiende verrichte prestaties in enig opzicht niet aan de overeenkomst beantwoorden, kan de wederpartij daarop jegens de opdrachtgever geen beroep meer doen, indien zij de opdrachtgever daarvan niet spoedig mogelijk en in ieder geval binnen acht dagen na het verrichten van die prestaties c.q. na aflevering, althans nadat constatering redelijkerwijze mogelijk was, schriftelijk en gemotiveerd kennis heeft gegeven.

Artikel 15

Mailing- en telefonische werkzaamheden

Indien de te verwerken gegevens niet voor onmiddellijke verwerking geschikt zijn en de opdrachtnemer werkzaamheden verricht of laat verrichten ter ordening dan wel correctie van die gegevens zal de opdrachtnemer de daaraan verbonden kosten additioneel aan de opdrachtgever in rekening brengen volgens de op dat moment geldende tarieven.
De opdrachtgever dient terstond nadat het resultaat van de entry-werkzaamheden ter harer kennis is gebracht en in ieder geval alvorens daarvan gebruik te maken te controleren of dit resultaat correct is en aan de overeenkomst beantwoordt. Is dat in enig opzicht niet het geval, dan kan de opdrachtgever daarop geen beroep doen, indien de opdrachtgever de opdrachtnemer daarvan niet zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen acht dagen nadat het resultaat van de verwerking voor de opdrachtgever beschikbaar was schriftelijk en gemotiveerd schriftelijk kennis heeft gegeven. De opdrachtnemer zal nimmer gehouden zijn tot het meer dan het bekwame spoed uitvoeren van de nodige werkzaamheden ter aanvulling c.q. correctie.
Onder mailing wordt verstaan het printen, vouwen, insteken, dichtplakken en ter post bezorgen van brieven. Voor een goede verwerking van de mailing dient de opdrachtgever zorg te dragen voor het correct aanleveren van de data-energy en voor een zorgvuldig databasebeheer. De extra kosten die veroorzaakt worden door het niet correct aanleveren van gegevens conform de overeenkomst, gelden als meerwerk.
Onder telefonische werkzaamheden wordt verstaan het afhandelen van inkomende en uitgaande gesprekken en/of berichten van het bedrijf van de opdrachtgever. Onder telefonische acquisitie wordt verstaan het voorstellen van bedrijf en dienstverlening en het maken van afspraken en/of directe verkopen voor de opdrachtgever. De opdrachtnemer stelt zich niet aansprakelijk voor schade voortkomende uit belacties voor de opdrachtgever. Boetes opgelegd door instanties in verband met Bel-me-niet Register(s) zijn voor kosten van de opdrachtgever als ook alle adreslijsten die zijn aangeleverd door de opdrachtnemer. De opdrachtnemer kan nooit en te nimmer aansprakelijk worden gesteld voor de inhoud/afwikkeling of schade die een opdrachtgever heeft opgelopen naar aanleiding van acquisitiewerkzaamheden in de breedste zin van het woord, die zijn opgelopen voor de opdrachtgever naar aanleiding van een bellijst welke door de opdrachtnemer is benaderd.
De opdrachtnemer verzendt geen spam. Spam is het ongevraagd versturen van e-mail in bulkvorm. De opdrachtgever staat er voor in dat alle geadresseerden ondubbelzinnig toestemming hebben gegeven voor de ontvangst van het bericht en kan dit desgevraagd aantonen. Alle schade van de opdrachtnemer die voortvloeit uit het ontbreken van toestemming of ander onjuist gebruik van bestanden is volledig voor rekening van de opdrachtgever. De opdrachtgever is op eerste aangeven van de opdrachtnemer gehouden die schade te vergoeden, zonder dat daartoe nieuwe rechtsmaatregelen vereist zijn.
Alle werkzaamheden die de opdrachtnemer verricht, van het nabellen van mailingen tot aan het schrijven van een commerciële brief, op geen enkele wijze kan de opdrachtnemer aansprakelijk worden gesteld voor ‘fouten’ of andere wijze van ingebrekestelling. De opdrachtgever heeft middels een opdrachtbevestiging mondeling of schriftelijk akkoord gegeven voor de werkzaamheden welke ten uitvoering worden gebracht door de opdrachtnemer.
Voor alle adressenlijsten die worden samengesteld door de opdrachtgever en aan de opdrachtgever gratis worden aangeboden, kunnen door de opdrachtgever geen rechten worden ontleend. De opdrachtgever is akkoord gegaan met de adressenlijst en derhalve kan daar door de opdrachtgever, ten tijde van het acquisitietraject of naderhand geen rechten ontleend worden.
Voor het uitvoeren van mailing en telefonische werkzaamheden komen wij veelvuldig in aanraking met persoonsgegevens. De werkzaamheden worden, overeenkomstig de wet GDPR, door ons geregistreerd in een verwerkingsregister. De gegevens zelf worden door ons zo spoedig mogelijk, en met grote regelmaat, door ons verwijderd en vernietigd.

Artikel 16

Elektronische communicatiemiddelen en Cloud Computing

Wanneer communicatie tussen de opdrachtnemer en opdrachtgever geschiedt met behulp van elektronische middelen, zoals e-mail en andere vormen van dataverkeer (waaronder Cloud Computing), dragen beide partijen zorg voor een goede elektronische beveiliging, voldoend aan de wet GDPR. Dit wordt als voorwaarde vastgelegd in de Opdrachtsovereenkomst en Verwerkersovereenkomst.
Tol Secretarie is jegens de opdrachtgever en / of derden niet aansprakelijk voor eventuele schade die het gevolg is van de (onverhoopte) verzending van virussen en / of andere onregelmatigheden in de elektronische communicatie, alsmede voor niet, niet volledig, niet tijdig of beschadigd ontvangen, dan wel verzonden, berichten.
De opdrachtgever geeft Tol Secretarie het recht om per e-mail met de opdrachtgever te communiceren en is zich ervan bewust dat de vertrouwelijkheid van de, per e-mail verzonden, dan wel ontvangen, informatie niet gewaarborgd is, ondanks alle inspanningen van beide partijen voor elektronische beveiliging.

Artikel 17

Bewaartermijn

Tol Secretarie werkt via Cloud Computing en de meeste gegevens zullen daarom niet door Tol Secretarie in een dossier bewaard worden. Gegevens die wél in een dossier komen zullen zijn: contract(en), verslagen, bedrijfsgegevens benodigd voor uitvoeren opdracht.
Na afronding van de opdracht of project, zullen de gegevens maximaal voor een periode van vijf jaren door Tol Secretarie worden bewaard. Zulks met als aanvangsdatum gerekend de datum waarop Tol Secretarie de laatste (inhoudelijke) werkzaamheden in de opdracht heeft verricht. Persoonsgegevens worden ten tijde van uitvoering van de opdracht indien mogelijk, en altijd direct na afronding, verwijderd en vernietigd van / uit onze systemen.
Wanneer de opdrachtgever zulks verzoekt, wordt het dossier door Tol Secretarie aan de opdrachtgever geretourneerd. Een verzoek om retourzending dient voor het verstrijken van de in artikel 17.2 genoemde termijn door Tol Secretarie te zijn ontvangen.
Na het verstrijken van de in artikel 17.2 genoemde termijn draagt Tol Secretarie zorg voor vernietiging van het dossier.

Assen, 2021