Uitbesteden of niet?

Elke functie en de daarbij horende taken in een onderneming heeft zijn eigen doel en waarde voor het bedrijf. Van de telefoniste die de telefoon beantwoord tot de directeur die de koers van de organisatie uitzet. Voor sommigen is het prettiger om bepaalde taken uit te besteden aan derden en anderen houden liever alles zelf in eigen hand. De keus om uit te besteden is per onderneming verschillend. Want als je kiest voor uitbesteding, wat besteed je dan uit? Ook dit verschilt per onderneming. Dit zijn vaak taken en werkzaamheden die de interne organisatie belasten maar wel nodig zijn om de boel draaiende te houden. Een administratiekantoor kan prima zijn eigen administratie doen maar heeft van het beheer van de website geen kaas gegeten ondanks dat een goede website van cruciaal belang is. De vindbaarheid op het internet en het daardoor krijgen van nieuwe klanten staat of valt met een goede website. De meest voorkomende taken die worden uitbesteedt zijn:

  • Het onderhoud van de tuin.
  • Het schoonmaken van de kantoren.
  • Het beheren van de website.
  • Het opnemen van de telefoon.

 

Flexibele schil

Derden die deze taken uitvoeren worden ingehuurd wanneer het nodig is. Er wordt dus gebruik gemaakt van een persoonlijke flexibele schil. Tegenwoordig wordt er steeds vaker gekozen voor deze flexibele schil. Dit verhoogt de persoonlijke uitstraling van het bedrijf en de voordelen zijn immers groot:

 

  • Geen loonkosten.
  • Geen personeelsverzekering.
  • Geen ziekteverzuim. Als de vaste schoonmaker ziek is, dan zorgt het schoonmaakbedrijf voor vervanging zonder dat dit extra geld kost.
  • 100% productiviteit. Je betaalt voor het afgeleverde werk en niet voor de tijd waarin diegene een kop koffie pakt of naar het toilet gaat.

 

Slimme tools

Een flexibele schil hoeft niet persé een organisatie te zijn. Vanaf de jaren 80 doen nieuwe technologieën hun intrede. Tools die worden ingezet op het moment dat ze nodig zijn. Dit begon met de computer die voor jou de uitkomst van de btw-aangifte kon uitrekenen i.p.v. dit uit het hoofd te doen wat veel tijd, energie en geld kost. Daarnaast kon je de huur van het archief opzeggen omdat alle documenten digitaal opgeslagen kunnen worden. De mobiele telefoon volgde en sindsdien is deze digitale wereld in een recordtempo gegroeid. Dagelijks worden er nieuwe apps en programma’s bedacht om de taken slimmer uit te voeren.  Men kan hier niet meer omheen of zonder. De keuze voor welke taken een slimme tool wordt gebruikt is afhankelijk van de organisatie. Een organisatie op het gebied van hosting zal niet snel kiezen voor een digitaal keuzemenu wanneer de telefoon gaat. Elk voordeel heeft echter ook zijn nadeel: de kosten worden met slimmere tools wel gedrukt maar de persoonlijke uitstraling ook.

 

Er zijn dus verschillende manieren van werken. Trends en type organisatie hebben hier mede invloed op. De keus is persoonlijk en dat is de keus die werkt! Tol Secretarie heeft meer dan 12 jaar ervaring met de online secretariële – administratieve ondersteuning en denkt graag mee met het inrichten hiervan. (Beeld) bel ons voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.